10 atitudes para otimizar a gestão de seu condomínio

A função de síndico requer muitas habilidades diferentes, e é bastante complexa. Por isso, é preciso ter os procedimentos e ferramentas adequados. Para ajudar nesta tarefa, a J.C MELO CONTABILIDADE S/S faz aqui um resumo de observações colhidas ao longo de algumas pesquisas, a partir do estudo de acertos e dos erros relatados por síndicos, condôminos em Fortaleza.

 Atitudes:

1- Limitar o desgaste
2 - Dividir funções e responsabilidades
3 - Conhecer a legislação
4 - Organização
5 - Perceber as demandas
6 - Autoridade sem autoritarismo
7 - Conhecer bem o condomínio
8 - Agir com criatividade
9 - Nunca descuidar da manutenção
10 - Boa estratégia de comunicação

1) Limitar o desgaste

É essencial limitar horários para sua atuação, orientando inclusive o zelador e os porteiros a não dirigir reclamações por interfone; em assembléias, ou quando surgem problemas de convivência no dia-a-dia, não tomar parte em discussões nem alimentá-las.

Dicas:

• É preferível enviar por escrito advertências e avisos de multa por infração ao Regulamento.
• Não receber reclamações por telefone ou interfone. Deixe um livro de sugestões e críticas com o zelador, e oriente-o a aconselhar os condôminos a registrar suas queixas, e avisá-lo das ocorrências.
• Discussões agressivas em assembléias devem ser esvaziadas. O presidente da mesa deve encaminhar a questão em conflito rapidamente para votação, e os discordantes da decisão devem ter seu protesto registrado em ata.

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2) Dividir funções e responsabilidades 

É sempre conveniente limitar o máximo possível o trabalho do síndico, contando com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade.

Por outro lado, dividir responsabilidades e funções é dividir poder, ou seja, envolver os condôminos na gestão da coisa comum. Decisões importantes devem ser tomadas pela Assembléia. O síndico é o Poder Executivo do condomínio, ou seja, ele executa o que todos determinaram.  Assim, o síndico não será "crucificado" caso aconteça algum problema.

Dicas:

•  Estimule a criação de comissões de condôminos para assuntos específicos, como obras, segurança, lazer etc. A comissão fará a triagem do que é preciso ser feito, levantamento de materiais, orçamentos, para que a assembléia faça a escolha com mais respaldo.
• Envolva o conselho e o subsíndico na administração, realizando reuniões a cada semana, 15 dias ou no máximo 1 mês.

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3) Conhecer a legislação

Tudo o que o síndico faz tem de estar respaldado pelas leis e pela Convenção Condominial. Deveria ser o primeiro ato de uma gestão uma leitura atenta destes textos, que não são muitos. Eles já trazem pronta a solução para os principais conflitos que podem ocorrer. Basta aplicar corretamente.

Dicas:

• Tenha sempre uma cópia da Convenção e do Regulamento Interno do seu condomínio.

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4) Organização

O síndico não pode ser "inimigo dos papéis". Os condomínios necessitam muita documentação que necessita, legalmente, ser arquivada: notas fiscais, documentação trabalhista, atas de assembléias.

Como também é preciso controlar muitos setores simultaneamente (segurança, inadimplência, funcionários etc.), é aconselhável ter planilhas onde se registre o andamento de cada questão pendente.

Além disso, para lidar com o dinheiro comum (e depois, como exige a lei, prestar contas anualmente), é preciso saber exatamente o que está sendo gasto em quê, e ter uma previsão orçamentária. 

Dicas:

• Mantenha o hábito de arquivar um documento assim que recebê-lo
• Controle os setores do condomínio com planilhas em Excel, de fácil manejo e muito úteis, dividindo-as por tópicos (manutenção, funcionários, previsão orçamentária, inadimplência, demonstrativo financeiro etc.)

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5) Perceber as demandas

É importante ter uma percepção concreta do que os condôminos pensam sobre os serviços do condomínio, sobre o que eles desejam de melhorias, o que não está sendo feito e é necessário.

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6) Autoridade sem autoritarismo

 O síndico "linha dura" sempre acaba criando mais descontentamento do que ordem. É preciso fazer os condôminos cumprirem o que é determinado pelas leis e pela Convenção e o Regulamento Interno, é claro, além das decisões soberanas da Assembléia. Mas o síndico não deve criar regras, apenas executá-las, deixando isso claro para a comunidade condominial

Dicas:

• Afixar cópia do Regimento Interno em área social
• Enviar comunicados das decisões da assembléia para todos os condôminos, em até 1 semana.

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7) Conhecer bem o condomínio 

Isso inclui os funcionários, a estrutura da edificação, e os condôminos.

Dicas:

• Faça uma inspeção na edificação, acompanhado pelo zelador, pelo menos uma vez por mês. Assim você poderá visualizar a situação em cada andar, no topo do edifício, na sala de máquinas etc.
• Converse com os funcionários sempre que possível, para saber do andamento de seus trabalhos, problemas com condôminos e outros funcionários.
• Mantenha um cadastro de moradores.

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8) Agir com criatividade

 Tente descobrir soluções a partir das condições do condomínio. Em condomínios com muitas crianças, é possível envolvê-las em uma campanha de reciclagem, por exemplo; em condomínios com muitos idosos, organizar ações para a terceira idade em áreas comuns pode ser muito estimulante para esses moradores.

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9) Nunca descuidar da manutenção

O jardim é um caso claro: quando o condomínio não contrata por muito tempo uma empresa de paisagismo ou um jardineiro para a manutenção, acaba gastando muito mais, porque vai ter de reformar todo o jardim. O mesmo acontece com os equipamentos do condomínio. 

Dica:

• Ter contratos de manutenção com empresas especializadas: interfones, bombas d'água, elevadores, portões eletrônicos.
• Evite desperdícios e gastos equivocados. Muitas obras e/ou manutenções são mal dimensionadas e acabam por apenas camuflar um problema, gerando um gasto maior no futuro.

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10) Boa estratégia de comunicação

 Não basta ser eficiente e honesto, é preciso que os condôminos sejam lembrados disso. Os síndicos devem comunicar-se sempre com os condôminos, mostrando o que está sendo realizado e o que está sendo feito com o dinheiro do condomínio. 

É importante se comunicar com muita clareza, desde o recadinho de duas frases afixado no elevador até, eventualmente, o jornal do condomínio.

Dica:

• Enviar balancete mensal. Consultar os condôminos para verificar se estão entendendo as informações.
• Discutir com o conselho e o subsíndico as mensagens a serem afixadas ou enviadas para os condôminos, com o intuito de ser o mais claro e objetivo possível, evitando qualquer mal-entendido.